ニコラからまたこんにちは。私の内なるクリエイティブ！このブログ投稿を開始する前に、私の日常業務について少し説明することから始めたいと思います。
日中、私は国の規制当局のイノベーションアドバイザーとして働いています。つまり、通常は立て続けに会議に参加し、100万枚のプレートが空中で回転していることになります。プランナーとジャーナルの愛好家として、特に私の日付のないプランナーオンラインでのプロジェクト管理と、執筆や日記への愛情との間のバランスを見つける必要があります。私の役割では、アジャイルなプロジェクト管理、かんばん、スクラム、および高パフォーマンスの高エンゲージメント チームに重点を置いています。そのため、私たちは日常的にプロジェクト管理を活用しています。家に帰れば、ブログ、インスタグラム、そして本質的にはビジネスを運営しているので、個人的にはこの 2 つを組み合わせて、プロジェクトへの愛と計画と日記への愛の間に有意義な相乗効果を生み出すのが好きです。
プロジェクト計画の開始 101
それでは始めましょう!プロジェクト管理に慣れていない場合、または突然プロジェクトのリーダーになった場合、あるいは個人プロジェクトを始めたい場合でも、「理由」を定義することが非常に重要です。 「なぜ」は基本的に、プロジェクトのスコープや実行方法の舞台を設定します。
あなたのプロジェクトが個人的なものである場合、たとえば家の塗装をしているとします。あなたの「理由」は、家の価値を高めたいということかもしれませんし、単に家の外観を更新する必要があるということかもしれません。ここからは、計画を実行に移すだけです。これを行う一般的な方法は、SMART 戦略を使用することです。 S-M-A-R-T は、「S」を設定することでプロジェクトを定義し、管理しやすくします。S具体的な目標、「M」はそれを達成しますM測定可能、「A」あ達成可能、「R」Rエレガントで最後に「T」T見事に。この簡単な方法でオブジェクトを定義することで、オブジェクトに付加するマイルストーンについて考え始めることができます。
もう一度家の塗装の例を使ってみましょう。これに対する提案は次のとおりです。
詳細: 6 月 16 日までに家の外壁を塗装したいです。
測定可能: 6 月 16 日までに塗装された家の 7 つのパネル
達成可能: 6 月 16 日まで、毎週 1.5 枚のパネルをペイントします
関連性: 家の価値を高め、家を素晴らしいと感じるようにする
タイムリー: 6 月 16 日までに締め切り
これをメインのプロジェクトまたは優先プロジェクトに対して行うことで、プランナーで「家の 1.5 面の塗装期限が 6 月 30 日」などのマイルストーンを設定し始めることができます。
それでは、一歩下がって、その月のプランナーを見てみましょう。
クリエイティブなヒント #1: 和紙テープのプロジェクト計画
月のプランナーを設定するときは、優先事項として考えられることや、何を準備する必要があるかを考えてください。小さいこともあれば、大きいこともあります。そこで私がやったのは、特定のプロジェクトを色付きの和紙テープでマークして、プランナーにそのプロジェクトが登場するときに思い出させることです。
右側にあるように、私はこのペースを自分の重要な優先事項に使用しました。一番下では、グリッド スペースを使用して、どの和紙がどのプロジェクトで機能するかを思い出させたり、SMART の略であることを思い出させたりしています。
あなたの月の実際のページに移ったら、ページの横に和紙テープを走らせると、プロジェクトの期限や実行時間が表示されます。
クリエイティブなヒント #2:プロジェクト計画ダッシュボード
日付のないプランナーでは、必要なものすべてを収める柔軟性やスペースが足りないように感じることがあります。これはまったくの誤りであり、プロジェクト パネル/ダッシュボードとして使用される単純なダッチ ドアで簡単に解決できます。
ダッシュボードを作成するには、Archer と Olive A5 ノートのドット方眼紙を使用し、それを切って、かわいい和紙テープを使って貼り付けました。 （確かに和紙テープみたいなのを使ったんですが、色のせいで全然合わなくなってしまいました！HAHA！）
ダッシュボードの前面には、自分の時間をブロックしたシンプルな週ごとのタスクリストがあります。時間を費やしたことを示すには「X」を使用し、時間を費やしなかったことを示すには - を使用します。一番下には、半ページにぴったり収まる「会議メモ」ステッカーを使用しています。点線の方眼紙。
前に見たように、私は実際の週次トラッカーだけでなく、プロジェクトを追跡するために反対側を使用しました。私は、追い上げとフォローアップを行っていること、そしてチームが会う回数を知りたいと思っています。
プランナーで私が行ったもう一つの卑劣な行為は、会議スペースの書き込みを増やすことでした。土曜日と日曜日をカバーするために和紙テープを使用し、それは私にとって重要なことなので、より多くのメモを取ることができるスペースを作成しました。母親にとって本質的に存在しない毎週の計画よりもはるかに重要です。ははは！
クリエイティブなヒント #3: ドット方眼メモ用紙を使って余分な日を空白にする
ページの左側で月が終わるとき、私はいつも、アーチャーとオリーブの点方眼メモ用紙のもう 1 枚を貼り付けて、そのスペースを必要なものすべてに使用します。
クリエイティブなヒント #4: 短期間のミニ ダッシュボード
月が短い週で終わる場合、プロジェクトを追跡するのは非常に困難です。和紙テープで貼り付けた素晴らしいオンブルウィークセットを見つけました！これにより、一週間を一目で確認することが非常に簡単になり、月の中で一週間が短いという事実を見失うことがなくなります。
クリエイティブなヒント #5: 週末を余分なスペースに活用する
この記事の前半で述べたように、私は週末の予定を手帳にあまり入れていないので、通常は手帳を隠して、余分なメモを取るスペースや、物事をもう少し「きれい」または「計画的」に見せるためのスペースとして使用しています。 「（それは言葉ですか！？）
このスプレッドを見ればわかると思いますが、私がいつ給料を受け取るのか、そして支払う必要がある請求書を追跡しています。
もう 1 つ役立つと思うのは、いつ、どこで、誰が、そして会議でのアクションを説明した小さな会議ステッカーを使用することです。これは、月末または来月にアクションが必要になる可能性のあることを追跡するのに役立ちます。
クリエイティブなヒント #6:ミニかんばんボードを作成する
カンバンはもともと、プロジェクトの迅速な納品とプロジェクトの透明性を目的として、トヨタ自動車の高性能チーム戦略として設計されました。そのアイデアは、遅れていることや今後予定されていること、現在行われる予定のこと、現在行っていること、すでに完了していることのリストを作成することでした。
明らかに、プロジェクトを他の人と共有していない場合、これを透明にすることは重要ではありません。そのため、シンプルにするために、セクション間を簡単に移動できる付箋を使用しました。
小さな付箋を使用すると、場所を交換したり変更したりするのが非常に簡単になります。これはプロジェクトを追跡するための優れた方法であり、日付があれば、プロジェクトがどれだけうまくいったかを確認し、プロジェクトを追跡することができます。
私のカンバン ボードの反対側には、すべてのプロジェクトを高レベルで把握できるように、私の年間プロジェクトを計画したことがわかります。日付のないセクションをこのために前もって使用することもできますが、私はそれを重要な生産的なマイルストーンに使用して、達成していることについて満足感を得るのが好きです。 6月に持っていたシートの残り半分で作ったダッシュボードの余分なスペースを再び使用します。
